Trabaja enfocado
Las distracciones evitan que logremos lo más importante que tenemos que hacer. Son sumamente molestas, y pareciera que no hay manera de detenerlas. Aparecen de improviso en el peor momento posible. El eliminarlas por completo no solo parece imposible, pero pueden incluso a ayudar a la productividad usadas correctamente. Nuestro objetivo aquí es trabajar enfocados y concentrados en las tareas que más nos impactan.
Antes de empezar necesitamos darle una limpiar y organizar nuestro espacio de trabajo. En nuestra área de trabajo solamente debe de haber cosas en las que estamos trabajando actualmente. Si algo es importante, pero no lo vamos a necesitar tiene que estar archivado en otro lado.
En el caso de nuestra computadora es igual o incluso más importante mantenerla limpia y organizada. En particular, en el correo electrónico hay que hacerlo a diario. Todo lo que llegue que realmente no es accionable hay que eliminarlo; cosas que nos copian porque copian a medio mundo, claro que primero hay que leerlo antes de borrarlo. Lo mismo con correos que nos ofrecen cosas que no necesitamos. De los que si necesitemos hay que dividirlos en tres.
Los primeros son los que tienen que ver con seguimiento. Esos hay que marcar en el calendario las fechas e incluir que personas tienen que hacer que, y luego borrarlos. Los segundos son los que contienen información importante; si lo importante es el archivo adjunto hay que guardar ese archivo antes de borrarlo, si lo importante viene en el cuerpo hay que guardar en una carpeta para ese fin. Los otros que necesitamos son invitaciones a juntas o reuniones. Esos hay que programarlos en el calendario, y borrarlos.
Una vez terminados los preparativos ya podemos empezar. Lo primero, como lo hemos visto antes, es planear nuestro día la noche anterior. Que es lo principal que queremos lograr. Limitar esta cantidad a 3 tareas impactantes. Ya con esta información, lo ponemos en nuestro calendario.
Con actividades que requieran mucha concentración hay que buscar un horario y lugar donde no sea fácil que nos localicen. En ocasiones esto requiere que lleguemos antes de la hora oficial de inicio de labores, o después del final. También hay que desactivar todo tipo de notificaciones de dispositivos móviles y computadoras. Hay que activar el modo avión de preferencia.
Empezar por las tareas más complicadas temprano en el día hace que sea más fácil completarlas, porque estamos frescos y llenos de energía. Un límite de tiempo para terminar también ayuda mucho. Esa presión prácticamente nos obliga a terminar.
Si planeamos trabajar dos o tres horas en una tarea continuamente, la sensación de que alguien nos puede necesitar nos puede distraer. Para evitarlo podemos usar la técnica “pomodoro”. Esto implica trabajar con absoluto enfoque y concentración por 25 minutos ininterrumpidos y descansar por 5 minutos. En esos 5 minutos podemos responder correos y llamadas urgentes, u otras cosas que requieran atención inmediata. Repetimos este ciclo cuatro veces, y al final descansamos por 30 minutos. Después del descanso largo, si se requiere, se pueden volver a realizar cuatro ciclos.
Si dentro de un ciclo de trabajo, se nos ocurre algo que no queremos que se nos olvide hay que anotarlo rápidamente (ya sea en papel o algún archivo), olvidarlo, y regresar a nuestra tarea.
Al final del día nos podemos motivar prometiéndonos alguna recompensa una vez que hayamos terminado todas nuestras principales actividades. Ya terminamos el trabajo ahora si podemos disfrutar de nuestras distracciones favoritas.
